E-mail Inbox management

[flip1953]

Ik zie hier (en op andere) Fora af en toe berichten voorbijkomen van mensen die:

• mails uit hun Inbox verliezen (vb bij verkeerde instellingen van POP).
• honderden (duizenden) mails in hun Inbox hebben 🙄.
• submappen aanmaken in hun Inbox 🙄.

Ik begrijp niet hoe sommige mensen hun Inbox managen. Doel van een goed "Inbox management" is toch om ten alle tijde een zo goed mogelijk lege Inbox te hebben?

Ik behandel mijn mails op juist dezelfde manier als ik mijn briefpost uit mijn brievenbus haal:

• een keer per dag ga ik naar buiten, en leeg mijn postbus.
• de reclame en andere rommel die mij niet interesseert gooi ik direct weg (papiermand). 
• de papiermand wordt af en toe geleegd bij het "oud papier", en om de 14 dagen wordt papier afgehaald. Als ik dus iets per vergissing heb weggegooid, dan kan ik het eventueel nog terugvinden (zolang de vuilkaar nog niet gepasseerd is).
• brieven worden uit de omslag gehaald en behandeld. Belangrijke zaken worden geklasseerd in mappen (of "submappen" > dat zijn dan "tussenleggers" in mijn classeurs).
• dingen die ik niet direct kan behandelen, vliegen in een bakje op mijn bureau "voor later" 🤗 (vb betalingen, ...)
• af en toe tracht ik dat bakje te bekijken en zoveel mogelijk leeg te maken...
• ik heb nog nooit brieven die ik geopend en gelezen heb, terug in mijn brievenbus gestoken (de posbode zou niet content zijn als hij er geen nieuwe brieven meer kan bij stoppen 🤔).
• mijn mappen bewaar ik in een kast in huis, ik stop mijn geklasseerde mappen niet in mijn brievenbus buiten.

Wat is er verkeerd om deze manier van werken ook toe te passen op je e-mailbox? Of vertaald naar de elektronische versie van briefpost:

• af en toe open je de Inbox.
• sommige mails open je niet, ze blijven in de Inbox voor later.
• de reclame en andere rommel die je niet interesseert gooi je direct weg. Deze gaan naar deleted items.
• Per ongeluk verwijderde post kan je nog altijd terughalen (tenzij je ze expliciet hebt verwijderd uit de deleted items = vuilkar).
• Gelezen post beslis je wat je ermee gaat doen: ofwel kan je die onmiddellijk klasseren (= verplaatsen uit de Inbox naar een map/submap in je Mailbox),of je wil die bewaren om later te bekijken (= het "bakje op je bureau). In dat geval verplaast je de mail naar een map "Te behandelen" of "te klasseren".
• Als je dat doet voor iedere mail, dan is je Inbox leeg.

Bij veel mensen zie ik:

1. dat ze "gelezen" mail in hun Inbox laten zitten. Dat is net of je een geopende/gelezen brief terug  in je eigen brievenbus gaat stoppen 😊. Doe je toch nooit?
2. dat ze mappen/submappen gaan aanmaken IN hun Inbox. Dat is net hetzelfde als zou je de classeurs met papieren in je brievenbus bewaren 🤔.

e-Mail mappen horen niet thuis in een Inbox, maar "naast" de Inbox, op dezelfde hoogte als Outbox, Verzonden Items, Junk/Spam etc .. Dan moet je nog kiezen of je deze op de server bewaart (IMAP) of in je Persoonlijke mappen op de PC of de Cloud.

Voordelen zijn:

- altijd een lege Inbox (dat lucht op, en in Outlook krijg je er zelfs felicitaties voor)  😁

- met een verkeerde Inbox manipulatie (voorbeeld door een POP account) kan je geen mails verliezen (hooguit enkele heel recente mails).

Klinkt misschien allemaal "ouderwets" (in ben dan ook 70+) maar ik vind met gemak nog mails terug van 20 jaar geleden 😊.

[CaroO]

Dank je wel om dit te delen @flip1953. Ik ben er zeker van dat velen hier iets aan zullen hebben!

[janne_man]

Waarom bestaat de mogelijkheid om submappen aan te makken in de verschillende boxen?  Om zij die er enig nut in zien dit te laten gebruiken. Men moet er zich wel bewust an zijn dat men nooit (echt nooit) 100 percent zeker is van om even welk bewaringssysteem. Bewaren in de mailboxen heeft risico's, extern bewaren heeft risico's en bewaren in de cloud heeft risico's. Van zaken die je zeer belangrijk vindt, maak je een afdruk.

Dit is de mening van iemand die Kuifje niet meer mag lezen.

[Janneke_Dust]

Dit is inderdaad een ouderwetse manier van werken. Ik werk al lang niet meer met de ouderwetse POP3, ben nochtans zelfs 77+.

Ik verkies IMAP omdat ik op die manier alle ontvangen en verzonden mails van het laatste jaar kan zien op al mijn toestellen (Desktop, laptop, mijn smartphone, vrouw haar smartphone en zelfs met webmail ). Nog oudere mails bewaar ik enkel op mijn desktop in archief mappen van outlook. Deze archivering van de mails is zo ingesteld dat deze automatisch gebeuren door outlook. Van deze desktop wordt ook regelmatig een backup gemaakt.

Deze manier van werken laat toe om de PC snel iets te laten opzoeken in oude verzonden en ontvangen mails. 

Als ge u goed voelt bij uw manier van werken doe dan gerust verder maar ik zou toch niemand aanbevelen om die manier van werken te beginnen.